Les bases de données bibliographiques peuvent se définir ainsi :

Un ensemble de notices	Les bases de données bibliographiques répertorient des articles de revues, de thèses, de congrès, des chapitres de livre ou des livres, etc, et les signalent sous forme de notice (fiche descriptive du document) comprenant les noms d'auteur, le titre, le nom de la revue, les numéros de page, les mots descripteurs du contenu, un résumé...  Elles permettent de retrouver rapidement un ensemble de références de documents portant sur un thème, ou écrits par le même auteur.
L'utilisation d'un langage contrôlé pour écrire le contenu du document	Les notices donnent des indications sur les idées développées dans le document en résumant le contenu à l'aide de mots-clefs (ou descripteurs) issus soit d'une liste de mots autorisés ou d'une liste hiérarchisée (thésaurus).
Un logiciel d'interrogation	Les logiciels ou interfaces d'interrogation proposent un éventail de fonctionnalités pour guider et faciliter la recherche: recherche par descripteur, auteur, titre de l'article, nom de la revue. Des limites peuvent être posées : par date, langue ou type de document.
Des fonctionnalités d'exploitation des résultats	Les formats d'affichage et d'impression des notices sont paramétrables.  Les résultats de l'interrogation peuvent être imprimés directement, ou sauvegardés dans un fichier texte ou encore envoyés sous forme d'e-mail dans une boîte aux lettres électronique de votre choix.  Il est aussi possible d'automatiser la recherche pour recevoir régulièrement les mises à jour à votre adresse e-mail : des sommaires de revue ou le signalement d'articles. Ce service est nommé soit DSI (Diffusion Sélective de l'Information), soit Alerte, soit encore Profil documentaire de recherche ou Profil personnalisé.
Une couverture thématique, géographique et linguistique plus ou moins étendue	Une base de données peut être nationale ou internationale, professionnelle et grand public, généraliste et spécialisée quel que soit le secteur d'activité : médecine, sciences, lettres, économie, juridique, social, histoire, arts.  Le nombre de périodiques dépouillés (analysés), leur provenance géographique, les langues employées varient considérablement d'une base à l'autre. Les bases de données internationales reconnues de référence sont élaborées le plus souvent aux Etats-Unis. Elles dépouillent majoritairement (presque 80 %, voir plus) les revues anglo-saxonnes.  Il est conseillé de lire attentivement la présentation de la base qui se trouve dans l'aide en ligne.
Un dépouillement partiel ou total des revues	Une partie seulement des articles parus dans le numéro, après sélection, sont analysés et entrés dans la base. Ou bien la totalité des articles, systématiquement, sont présents dans la base.  Les revues le plus souvent considérées comme importantes sont analysées en totalité, tandis que les revues jugées secondaires le sont partiellement selon l'intérêt de l'article.
Des références utilisées par les chercheurs du monde entier, pour les bases de données internationales les plus importantes	Les services documentaires ont pendant longtemps effectué ce travail de dépouillement et d'analyse. Mais face au développement quasi exponentiel de l'information et à l'impossibilité d'assurer de manière satisfaisante ce service, elles ont recours à des produits élaborés par des sociétés, produits devenus "incontournables" pour certaines bases de données anglo-saxonnes, comme les Current Contents de l'ISI (Institute for Scientific Information), Medline ou Pubmed de la National Library of Medicine.
Des supports de diffusion de plus en plus performants	Les supports de diffusion sont : le papier (de moins en moins utilisé), le cédérom en version monoposte ou en réseau, Internet.
Un coût d'interrogation variable	Certaines bases de données bibliographiques peuvent être interrogées de manière gratuite, c'est le cas des catalogues des bibliothèques nationales ou encore, de manière plus commerciale, les catalogues des librairies en ligne.  Mais la plupart des bases de données sont d'accès payant pour une partie ou la totalité de leurs services. Ces services peuvent être facturés fort cher (quelques centaines de milliers de dollars pour un contrat annuel).  Les bases de données proposées par les services des B.U. sont d'accès libre pour leurs utilisateurs grâce aux abonnements payés par les bibliothèques, comme cela se passe pour les revues en version papier ou les livres.